Så använder givaren Kollektomat Givaren ställer sig framför Kollektomaten och börjar med att välje något av nio alternativa ändamål för sin gåva (ändamål som kyrkan själv bestämmer och enkelt ändrar).  Valet sker på skärmen som är tryckkänslig och givaren behöver bara trycka på en av de knappar som visas. Därefter byts skärmbilden och givaren skall nu välja belopp för sin gåva. Det finns fyra förvalda standardbelopp, men också möjlighet att fritt ange ett annat belopp.  Sedan skall användaren själv dra sitt betalkort i terminalen och bekräfta sin identitet med en personlig PIN-kod (med samma kod och sätt som på t ex i ICA-butiker eller på bensinmackar). När detta har skett bokas gåvan och ett godkänt kreditkortskvitto skrivs ut. På kvittots nedre del finns ett avskiljningsbart kvitto på själva gåvan.  |
Så använder församlingen Kollektomat Alla inställningar görs på internet och skickas sedan automatiskt till Kollektomaten. Börja med att ange dina olika insamlingsändamål. Upp till nio alternativ är möjliga (men ej nödvändiga, du kan nöja dig med t ex bara sex alternativ).  Du kan också aktivera fler språk och ange vad dina insamlingsändamål heter på andra språk. Du bestämmer själva vilka meddelande som skall visas på skärmen (i alla de språk du aktiverat). Ange sedan vilken text du vill ha i huvud och fot på de kvitto som Kollektomaten skriver ut. Även här kan du skapa individuella versioner för alla språk du aktiverat.  Detta måste du göra för varje språk som du aktiverat. På så sätt kan givaren få ett kvitto på sitt eget språk. Nästa steg är att ange vilka färger och logotyper/vapen som skall visas på Kollektomat-skärmen. Och dina egna adressuppgifter.  Allra sist anger du vilka konto som gåvor och betalningar skall bokföras på (Kollektomaten har färdiga bokföringslistor med belopp och konto). På natten kopplar Kollektomaten automatiskt upp sig via internet till portalen och skickas alla inställningar. Statistik Varje natt kopplar Kollektomaten upp sig till web-portalen och lämnar aktuell statistik över gåvor och offer. Därmed har du tillgång till statistiken från alla datorer med internetkoppling. Här finns inga kortnummer och alla givares anonymitet är garanterad. 
Du ser varje enskild gåva med datum, klockslag, Kollektomat-nummer, ändamål för gåvan och värde. För din bokföring kan du få en bokföringsrapport med konto. Denna kan du t.ex. använda för att bokföra skulder till andra insamlingsinstitutioner om du har sådana som gåvoändamål på Kollektomaten. 
Underhåll Kollektomaten är en självbetjäningsterminal som skall fungera obemannad. Men de måste ändå hålla den under viss översikt för att undvika åverkan. Regelbundna kontroller är viktigt:
- Sitter alla kablar fast ordentligt ?
- Av säkerhetsskäl stannar Kollektomaten om den på något sätt störs, t ex inte får förbindelse till banken
- Finns det papper kvar på kvittorullen ? Byt i förebyggande syfte inför större helger (av säkerhetsskäl stannar Kollektomaten om den inte kan skriva ut kvitto).
- Kontrollera att ingen försök manipulera terminalen.
Du bör starta om Kollektomaten en gång i veckan. Gärna dagligen. Automatiska uppdateringar Alla programuppdateringar görs automatiskt. När Kollektomaten på natten kopplar upp sig till web-portalen för att lämna statistik, kontrollerar den samtidigt om det finns en ny programversion, och om så är fallet, hämtas den och installeras helt automatiskt. |
